Time Blocking: Desata tu ultraproductividad

¿Te imaginas entrar en el 2020 gestionando tu tiempo de forma que al final del día te sobren minutos para tí? Te presento el método Time Blocking con el que desatar tu ultraproductividad.

No, no me ha caido una maceta en la cabeza y me ha dejado subnormal… No estoy alucinando. El método Time Blocking es una de las formas más efectivas y super accionables con la que conseguir una productividad diaria fuera de lo común. Y no es algo de lo que haya leido por ahí y me haya inspirado para escribir, no. Es algo que he llevado a la práctica. Y te puedo asegurar que funciona. DE VERDAD.

El Time Blocking llegó a mi vida hace bastante tiempo. Conocía de su existencia desde hace mucho, gracias a profesionales del emprendimiento como Isa y Juanmi de Más y Mejor, por ejemplo. Pero por motivos de agenda (irónico ¿eh?) y acumulación de trabajo no había podido ponerme a ello en ningún momento.

Y fue hace exactamente un par de años, cuando pude por fin focalizar esta estrategia de ultraproductividad que está cambiando mi vida. Literalmente. No exagero ¿Quiéres saber cómo? ¿Te gustaría aplicar el Time Blocking a tu rutina diaria? Bien, comenzemos.

🔸 ¿Qué es el Time Blocking?

Podriamos definir el Time Blocking como un método de ultraproductividad basado en la ejecución de tareas específicas y planificadas según su relevancia. Tareas determinadas que el día anterior habremos plasmado en un calendario muy particular. ¿Por qué? Bueno, aquí reside uno de los secretos fundamentales del Time Blocking. El propio calendario.

Piensa que cada día llegas al trabajo sabiendo exactamente las funciones y tareas que tienes que abordar y cumplir. ¡Rectifico! No hace falta que tengas que ir al trabajo para aplicar el Time Blocking, tan solo trabajar en tu proyecto, estés donde estés, sea el que sea y del tamaño que sea.

Vale, pues volviendo al tema en cuestión, esas tareas que tienes que ejecutar pueden verse solapadas por otras que se van añadiendo durante el día. Que suele pasar… por desgracia.

¿Y EN QUÉ SE TRADUCE ESTO? BÁSICAMENTE EN 2 COSAS:

1⃣ Dejas de hacer lo que estabas haciendo para ocuparte del nuevo cometido en forma de carpeta repleta de  informes (por ejemplo) Y en consecuencia, teniendo que volver después a lo anterior, desenfocado y desmotivado. A parte de no tener apenas tiempo para terminarlo.

2⃣ Aceleras el ritmo para acabar lo que estabas haciendo y llegar a tiempo para hacer las nuevas tareas. Lo que puede desencadenar fallos, errores o mediocridad en el cumplimiento de los objetivos.

Con el Time Blocking no te ocurrirá esto. Ya que en el calendario que habrás elaborado el día anterior, ese espacio extra diseñado para los imprevistos estará definido y adjudicado. Porque las tareas principales que ya tenias asignadas, también tendrán su lugar y su tiempo específico de ejecución dentro de ese mismo calendario. Con lo cual, si cumples a rajatabla con el Time Blocking que te has diseñado, podrás cubrir todas esas tareas a tiempo, sin agobios y con mayor precisión. ¿Me entiendes?

🔸 Beneficios del Time Blocking

✅ Te convertirá en una persona más proactiva. Planificando con antelación aquellas tareas que requieren de más importancia para tu vida profesional y personal. Dando prioridad a lo que realmente te hará mejor. En todos los aspectos.

✅ Apenderás (con la práctica) a gestionar mejor tu tiempo. Te inculcarás casi por inercia la autodisciplina, puesto que realizar un calendario de Time Blocking y seguirlo a rajatabla te obligará a comprometerte contigo mismo/a. Al final, lo agradecerás enormemente.

✅ Reducirá tu estrés diario. El poder ver en un solo vistazo tu planificación semanal de tareas y su organización te ayudará un montón en esto. Porque si no tuvieras estrés no estarías leyendo este post ¿verdad? Los colores de cada bloque son vitrales para transmitir esta sensación. Haz tu calendario Time Blocking. Y cuando lo termines, contémplalo desde cierta distancia… ¿Qué sensación te da la imagen completa?

🔸 ¿Cómo hacer un calendario Time Blocking?

El calendario Time Blocking es sin duda la piedra angular que define toda la estrategia de ultraproductividad que te vas a llevar después de leer este post. Asi que, te aconsejo que a partir de ahora no te despistes y prestes atención… ¡No pierdas el foco!

Antes de comenzar a elaborar el calendario es importante que tengas muy claro el conjunto de tareas semanales que debes realizar. En base a la relevancia de cada una de ellas, su urgencia u objetivo podrás definir con mayor precisión los bloques y el tiempo que dedicarás a cada uno de ellos. Para ayudarte a organizarte, antes de comenzar con la construcción de tu calendario hazte esta pregunta:

“¿Estoy dispuesto a concentrarme 1 día a la semana durante 1 hora para planificar el

calendario Time Blocking?”

Si la respuesta que ha brotado de tu cabeza es afirmativa, es el momento de comenzar a darle forma. Ahora, relájate, ponte música tranquila de fondo, desconecta el móvil y aíslate durante 1 hora del mundanal ruido de tu entorno. Comienza a crear tu calendario…

“Hugo, no tengo ni puta idea de por donde empezar…”

¡Ya! ¡Sé que te estás preguntando esto ahora mismo! Tranquilo/a, que voy a darte las pautas a seguir. Pero antes de nada, echa un vistazo a mi calendario actual. El cual no quiere decir en ningún caso que sea el definitivo. Ya que la particularidad del Time Blocking es ir adaptándolo según las necesidades, proyectos, inconvenientes y cambios que sufra tu rutina.

⏰ Siéntate a planificar

Este primer paso es fundamental, como te comentaba antes. Si no realizas una revisión de las tareas que realmente debes afrontar a lo largo del día, será más complicado para ti poder desarrollar correctamente el calendario.

Sé que con el ritmo de vida que llevamos actualmente (a mi también me ocurre… o me ocurría) es complicado pararse a pensar. Imagínate entonces dedicar 1 hora de tu semana a solamente planificar. ¡Pero debes hacerlo! Aunque tengas que sacrificar alguna cita o quedada entre cervezas con los colegas. Porque a medida que domines mejor la técnica del Time Blocking, ese tiempo se irá reduciendo hasta practicamente convertirlo en 5 minutos a la semana. El Time Blocking continuado te otorgará la agilidad de administrar mejor tus tareas en menos tiempo. Ya verás.

⏰ Planifica todo… Y cuando digo todo es TODO

No solo las tareas laborales que tengas que hacer a lo largo del día, también aquellos compromisos o actividades que tengas que hacer fuera del trabajo. La clave es saber concentrar esos momentos personales en el calendario Time Blocking. Porque gracias a llevar un control del tiempo que inviertes a diario en cada uno de ellos, te será más sencillo acomodar las tareas más complejas y relevantes en cada bloque del calendario.

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Estas personas de las que te hablo, saben dedicar un tiempo concreto y específico a su bien estar emocional, físico y espiritual. Esa es una de las claves del éxito. Esto seguro que en más de una ocasión lo has obeservado. Un rasgo en común que comparten muchas de ellas. Y claro, luego ves en redes sociales u otros canales como emplean tiempo cada día para ellos mismos y te preguntas:

“Con todo lo que hacen a diario ¿de dónde co*#!!nes sacan tiempo para ponerse a hacer yoga,

ir de compras y luego al cine”?

Bueno amigo mio… Bienvenido al emocionante mundo del Time Blocking.

⏰ Prioriza las tareas y agrúpalas en bloques

Esta es otra de las claves para que tu calendario Time Blocking funcione a las mil maravillas. Es tan sencillo como recoger todas esas tareas proactivas y reactivas que tienes que hacer a diario y agruparlas en bloques. Porque de esta manera te eviatrás estar constantemente revisando tu bandeja de correo o consultando los perfiles en redes sociales de tus clientes, por ejemplo. Ya que habrás establecido unos periodos de tiempo específicos para hacer todo eso de una sola vez.

Agrupa las tareas más importantes para tí en un bloque diferenciado y las menos relevantes (que no por ello menos importantes) en otro. Después, establece un horario para cada bloque en el calendario y colócalos. En realidad es como un puzzle que debes armar a tu modo. En donde al final cada pieza debe encajar a la perfección.

📍El #TimeBlocking es como un puzzle que cada uno debe armar a su manera para que las piezas encajen a la perfecciónCLIC PARA TUITEAR

⏰ Que no te falte nunca la energía

Y este es uno de los primeros errores que se suelen cometer con el Time Blocking. Y es que muchas personas, una vez tienen seleccionadas y agrupadas las tareas proactivas y las reactivas, se equivocan con frecuencia en el lugar donde colocarlas dentro de su calendario. ¿En qué sentido?

Pues no se les ocurre otra cosa que asignar las últimas horas del día para realizar aquellas tareas que requieren de más concentración. ¡Como lo lees! Algo que por lógica aplastante es lo peor que pueden hacer. ¿Verdad? Claro, como habrás deducido, este tipo de bloques (los que contienen aquellas tareas procactivas) deben estar incluidos en las primeras horas del calendario Time Blocking. Porque son precisamente esas horas en las que tenemos más energías y nuestro cerebro se encuentra más despejado. Un momento ideal para concentrarse y rendir mucho mejor.

Procura incluir estos bloques al principio de la jornada laboral. Para después ir dejando las tareas que te supongan menos esfuerzo mental hacia el final del día.

⏰ Incluye huecos para los “marrones” de última hora

Si vuelves a echar un vistazo a la imagen de más arriba, en mi calendario Time Blocking verás que hay algunos espacios en blanco entre tarea y tarea. Y no están ahí por azar. Son super útiles y efectivos para que la productividad siga su ritmo en el día a día. Son espacios pensados a conciencia para que si se presenta algún imprevisto durante la jornada, podamos recuperar el tiempo perdido dentro de esos espacios en blanco. ¿Lo pillas?

👇 Aquí va un ejemplo de estos mios para que lo veas mejor:

Imagina que tienes programado entre las 12:00 y las 14:00 ponerte a redactar el post semanal de tu blog. Y de repente, a las 13:10 te surge un tema super importante que no puedes dejar pasar. “¡¡MIERDA!! ¿Cómo voy a recuperar esos 50 minutos que ya tenía programados en mi calendario Time Blocking para terminar el post?”

Fácil. Recuperando este tiempo “perdido” en uno o varios de los huecos vacios que tienes asignados entre tarea y tarea. Y si por algún casual, no te hace falta tirar de esos espacios en blanco, al final de la jornada habrás acumulado tiempo libre para dedicarte a ti y los tuyos. ¡GREAT!

📍 En el #TimeBlocking, tan importantes son los horarios ocupados para tareas proactivas como aquellos que están en blanco.CLIC PARA TUITEAR

⏰ Evita crear bloques específicos de tareas

Otro error habitual que comete la gente cuando decide elaborar su calendario Time Blocking, es empezar a segmentar cada tarea. Por pequeña que sea. Creando un montón de bloques que difícilmente van a poder gestionar. Y la principal razón por la que estás leyendo estas lineas, es porque quieres evitarte esto. Estar cada pocos minutos atendiendo microtareas que te apartan del foco principal.

No hagas bloques pequeños en tu calendario. La idea es crear bloques específicos que abarquen más minutos. Y dentro de cada uno incluir las tareas proactivas que requieren de mayor concentración (recuerda ponerlas en las primeras horas del día siempre que sea posible) Las tareas reactivas, las que son más sencillas y fáciles de cumplir, deben quedar relegadas. Añadidas en otros formatos a modo de recordatorio.

📍 Para estas tareas, puedes utilizar aplicaciones organizativas para tu teléfono móvil como Wunderlist. ¡Yo la uso a diaro y es genial!

⏰ Si te distraes… la cagas. ¿Cómo evitarlo?

Por norma, estamos hiperconectados al mundo digital con más intensidad. Los estímulos externos que pueden distraer nuestra atención del objetivo principal son demasiados. Y claro, intentar mitigar esos impactos se convierte en algo complicado. Sobre todo cuando la fuerza de voluntad para cumplir con ciertos propósitos no abunda en uno mismo.

Por eso, hay que procurar establecer una serie de normas y hábitos cotidianos mientras estamos trabajando con nuestro calendario Time Blocking. Os voy a dejar algunas pautas a seguir para que esas distraciones no afecten a nuestro rendimiento. Y aprovecho para lanzaros un reto…

¿Quién es listo o lista que se atreve a compartir dentro de unos dias, en este mismo post

o donde sea (siempre que me etiquete en la publicación) su nueva rutina anti distracciones?

🔸 Consejos para evitar distracciones mientras trabajas con tu Time Blocking

📌 Un espacio adecuado:

El primer consejo que te regalo es fundamental (como todos) Para trabajar correctamente sobre tu Time Blocking sin distracciones, asegúrate que el lugar donde trabajes sea el más adecuado. Un entorno limpio, aireado, con tonalidades claras y agradables a la vista. Esto ayuda mucho más de lo que imaginas a que tu mente se enfoque mejor en la tarea que estás haciendo.

La luz natural juega un papel muy importante también en todo esto. Asi como que todas las cosas estén en orden. No solo porque podrás encontrarlas y echar mano de ellas con más facilidad. También porque a la vista te transmitirán armonía y equilibrio.

📌 Que la música te inspire:

Una herramienta que yo utilizo siempre… SIEMPRE, es la música. Trabajar con música es para mi un bálsamo. Evita que distracciones externas (sobre todo sonoras) interrumpan mi concentración. Además de que me ayuda un montón a concentrarme sobre lo que estoy haciendo. ¿A tí?

¿Qué música utilizar? Pues logicamente la que mejor se adapte a tí. Porque créeme, hay gente que con Heavy Metal a todo trapo se concentra mejor que con una melodía suave y relajada. Osea que… tú mismo/a. En mi caso, por si tienes curiosidad, escucho Jazz (del bueno)

📌 Silencia el movil:

O mejor aun… Silencia el movil y guárdalo en un cajón. La razón de esto es que lo tengas lo más olvidado posible durante los tiempos en los que estás trabajando con tu Time Blocking. Y evitar tenerlo a la vista suprime las irrefrenables ganas de cogerlo a consultar las últimas actualizaciones de tus colegas en instagram.

¡Eso sí! Si el movil forma parte de tu trabajo y tienes que consultar ciertas cosas en él por obligación, no hay mucho que puedas hacer. Aquí solo vencerás “la batalla” dependiendo del grado de auto control que tengas jejeje.

📌 Cierra las ventanas. ¡Las digitales!

Las distracciones mientras trabajamos vienen casi siempre del entorno digital. Estamos expuestos a miles de impactos visuales y auditivos cada vez que entramos en internet. Y esto desvia nuestra atención y foco del objetivo principal. Por eso, te recomiendo que una vez consultes el mail o lo que tengas pendiente, cierres todas las ventanas y dejes abiertas quellas que solamente sabes que debes utilizar.

Es algo que también supone una fuerza de voluntad inquebrantable. ¡Pero lo puedes conseguir! Cierra Facebook, Whatsapp web, Gmail, El Marca… ¡Todo! Ya verás como con el paso de los minutos te olvidas de consultarlos cada dos por tres.📍 Sigue estos consejos para planificar tu calendario #TimeBlocking y descubre todo el potencial que esta herramienta ofreceCLIC PARA TUITEAR

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🔸 Conclusión

El Time Blocking cambió mi vida. Me costó lo suyo… Pero lo hizo, no es broma. Aprendí a gestionar mucho mejor mi tiempo sin tener que ir saltando de una tarea a otra. Y ahora termino los días sabiendo que he cumplido con todo lo programado y ahorrando tiempo para disfrutar de los mios y de mi mismo… ¡Puedo hacer ejercicio y meditación con más regularidad!

¿Mi método personal? Pues yo utilizo Google Calendar. Creo que es la mejor opción para crear tu calendario Time Blocking. Ya que te permite crear los bloques en su franja horaria, adjudicarles un color distinto a cada uno y encima, incluir notificaciones que te avisan del comeinzo de cada tarea asignada.

📍 Sigue este enlace y aprende a confeccionar tu calendario Time Blocking con Google Calendar.

¡Nada más! Ha llegado el momento de que tomes las riendas de tu tiempo y conviertas la ultraproductividad en tu filosofía de vida. Te vas a enamorar.

¿Qué tal si me cuentas en los comentarios que te ha parecido este gran recurso?

¿Lo conocías? Por cierto… ¡Feliz 2019!